仮予約・申請の流れ

 プラザホールの使用について

プラザホールの仮申し込みの流れ(調整会議対象分

(1)仮申し込み

■プラザホール通常申請の受付開始に先立って、使用日の属する月の13ヶ月前の月の初日から同月20日の19時までに、仮申し込み(調整会議エントリー)を受付けます。
(※先着順ではありません。※20日が休館日の場合は21日19時が締め切り)
  
例)2018年12月8日の使用を希望する場合
    2017年11月1日~11月20日19時までが仮申し込み受付期間

・仮申し込みをする場合は、【(13)調整会議エントリーシート】にご記入いただき、仮申し込み受付期間内にFAXか窓口にてご提出ください。
・調整会議エントリーシートを提出した後に希望日等を変更したい場合は、仮申し込み受付期間内にお電話でご連絡ください。受付締切後に、日程や使用時間区分の変更や追加等は一切できませんのでご了承ください。
・ひとつの催事につき1日程のみ仮申し込みが可能です(第2希望等の申し込みは不可)
・同一人物と思われる方が、同一の日程を複数の名称で仮申し込みすることはできません。不正がわかり次第申し込みは無効とさせていただきますのでご了承ください。
・プラザホールを仮申込みする場合は、その他の施設(会議室・多目的室・託児室)も同時に13ヶ月前から仮申し込みが可能です。
・貸し出し時間には、準備・設営・リハーサル・本番・撤去までの時間を含んでおります。この事を十分考慮して催事の日程、開催時間をご計画いただきお申込みください。
※当施設の自主事業や特例のイベント等で、13ヶ月前でもすでに予約が入っている場合もありますのでご了承ください。

(2)結果連絡

 

■仮申し込み締切日の翌日に、FAXか電話で結果をご連絡いたします。 
(翌日が休館日の場合は翌々日)

【希望日が他の団体と重複した場合】
・原則、翌月の初日の午前中に調整会議を行い使用者を決定します。

【希望日が他の団体と重複しなかった場合】
・重複がなかった場合には調整会議への出席は必要ありません。
・支払い期日までに、申請手続きと施設使用料のお支払に窓口にお越しください。

(3)調整会議

■原則、翌月の初日の午前中に【調整会議】を行います。調整会議に参加した方で話し合いまたは抽選(くじ引き)を行い、使用する方を決定します。

※調整会議にて希望の日程が取れなかった場合は、調整会議開催中に限り、まだ予約が入っていない同月の他の日程を新たに予約をしていただくことも可能です。

(4)使用申請とお支払

■調整会議終了後すぐに申請手続きを行っていただき、施設使用料を全額お支払いただきます。(当日支払いのみ)
■その後使用許可書を発行いたします。

その後の流れは下記の「プラザホール通常申請の流れ」の、(3)打合せ  からをご参照ください。

 ■上記の仮申し込み受付期間内に申し込みができなかった場合は、通常申請での受付となりますので、
   次の【プラザホール通常申請の流れ】をご確認の上お手続きください。

 

プラザホールの通常申請の流れ 

(1)許可申請
    (仮予約)

■使用日の属する月の12ヶ月前の月の初日の13時より、窓口のみで通常申請の受付けを開始します。(先着順)

例)2018年12月10日の使用を希望する場合    
   2017年12月1日の13時から通常申請受付開始

・初日は窓口のみでの受付となります。ただし、13時までに受付を済まされた方で、同一の使用時間区分に複数の申し込みがあった場合は、抽選で使用する方を決定します。
・ひとつの催事につき1日程のみ申し込みが可能です。
・プラザホールを仮予約する場合は、その他の施設(会議室・多目的室・託児室)も同時に12ヶ月前から仮予約が可能です。
・貸し出し時間には、準備・設営・リハーサル・本番・撤去までの時間を含んでおります。この事を十分考慮して催事の日程、開催時間をご計画いただきお申込みください。

 

■翌日の午前9時からは電話による受付けも開始します。

※ただし、午前9時から午前10時までは仮申し込みとし、同一の使用時間区分に複数の申し込みがあった場合は、当施設の職員による代理抽選(くじ引き)を行い、使用する方を決定します。

■同日午前10時以降は、すべて先着順による電話受付となります(窓口も可)

■同日正午(12時)からは、先着順によるインターネット受付けも開始します

(2)使用申請とお支払

 

■申請手続き及び施設使用料を全額お支払いただき、使用許可書を発行します。

・窓口での申請受付時間は9:00~19:00
・日程が確定していない場合や、支払いが当日にできない場合、仮予約(仮押さえ)扱いとします。仮予約から1週間以内に申請とお支払をお願いします。
・プラザホールの使用申請の最終締め切りは、使用する日の14日前の19時まで(インターネットでの仮予約は、使用する日の15日前の21時まで)

(3)打合せ

■使用日に先立って舞台スタッフとの打合せを行って、催事内容やタイムテーブル、音響照明プランなどを決めていきます。

(4)使用当日

■当日の使用時間になりましたら管理事務室(2階)で控室の鍵をお渡しいたします。(鍵の受け渡しは使用時間の10分前から)

■使用時間内に、舞台・音響・照明等の仕込み、リハーサル、本番、撤収まで行っていただきます。(催し物のタイムスケジュールは余裕をもって調整してください。)

(5)鍵の返却・精算

■控室の鍵は使用時間終了までに管理事務室(2階)にご返却下さい。
■鍵のご返却が貸し出し時間を超えた場合は延長料金が発生いたします。
■催し物終了後、当日使用した附属設備使用料、冷暖房使用料、入場料加算や商業加算の未払分等をお支払ください。(原則当日払い)

 

会議室、多目的室、託児室(夜間)の使用について

会議室、多目的室、託児室(夜間)の通常申請の流れ 

(1)許可申請
    (仮予約)

■使用日の属する月の6ヶ月前の月の初日13時より、窓口のみで通常申請の受付けを開始します。(先着順)
  
例)2018年5月10日の使用を希望する場合、
    2017年11月1日の13時から通常申請受付開始

・初日は窓口のみでの受付となります。ただし、13時までに受付を済まされた方で、同一の使用時間区分に複数の申し込みがあった場合、抽選で使用する方を決定します。
・ひとつの催事につき1日程のみ申し込みが可能です。
・貸し出し時間には、準備~本番~片づけ~鍵の返却までの時間を含んでおります。この事を十分考慮して開催時間をご計画いただきお申込みください。
※プラザホールとの併用使用や当施設の自主事業、特例のイベント等で、6ヶ月前でもすでに予約が入っている場合もありますのでご了承ください。

 

■翌日の午前9時からは電話による受付けも開始します。

※ただし、午前9時から午前10時までは仮申し込みとし、同一の使用時間区分に複数の申し込みがあった場合は、当施設の職員による代理抽選(くじ引き)を行い、使用する方を決定します。

■同日午前10時以降は、すべて先着順による電話受付となります(窓口も可)

■同日正午(12時)から、先着順によるインターネット受付けも開始します。

(2)使用申請とお支払

 

■申請手続き及び施設使用料を全額お支払いただき、使用許可書を発行します。

・窓口での申請受付時間は9:00~19:00
・日程が確定していない場合や、支払いが当日にできない場合、仮予約(仮押さえ)扱いとします。仮予約から1週間以内に申請とお支払をお願いします。
・会議室、多目的室の使用申請の最終締め切りは、使用する日の前日の19時まで
(インターネットでの仮予約は、使用する日の2日前の21時まで)

(3)打合せ

プラザホール以外の施設は打合せはありません。

(4)使用当日

■当日の使用時間になりましたら管理事務室(2階)でお部屋の鍵をお渡しいたします。(鍵の受け渡しは使用時間の10分前から)

■使用時間内に、【準備~本番~片づけ~鍵の返却】までを行っていただきます。 (催し物のタイムスケジュールは余裕をもって調整してください。)

(5)鍵の返却・精算

■お部屋の鍵は使用時間終了までに管理事務室(2階)にご返却下さい。
■鍵のご返却が貸し出し時間を超えた場合は延長料金が発生いたします。
■附属設備使用料(音響装置、プロジェクター、ピアノなど)の使用があれば、当日窓口にて附属設備使用料をお支払ください(原則当日払い)